Behöver beskriva varför informationsstyrning är värdeadderande till en verksamhet. Jag tog ett välkänt exempel om recept och beskrev ett verkligt scenario som ICA råkade ut för. Läs begrunda och återkoppla gärna vad ni tänker och tycker.

För flera år sedan lanserade ICA en tjänst där kunder enkelt kunde läsa recept på deras hemsida och med ett klick lägga till alla ingredienser i varukorgen. Problemet var att om en kund lade till varor från två olika recept som båda innehöll mjöl, hamnade två påsar mjöl i varukorgen. Systemet kunde inte räkna ut att det bara behövdes två deciliter mjöl totalt och att en påse hade räckt.

Det här problemet handlar om hur vi organiserar och hanterar information. För att lösa det hade ICA behövt bättre informationsstyrning, där de noggrant bestämmer hur informationen ska kopplas ihop och användas. Ett viktigt verktyg är metadata, alltså information om själva informationen. Metadata kan beskriva saker som hur mycket mjöl som finns i en påse, bäst före-datum eller vilken hylla varan står på i butiken.

En annan nyckel till att lösa problemet är att förstå vilka begrepp som används och hur de definieras. Ett begrepp är en tydlig idé eller kategori som vi använder för att förstå och beskriva saker. I det här fallet är “mjöl” ett begrepp som måste kopplas till mängden mjöl som behövs i recept och hur det matchar innehållet i en förpackning. Om systemet inte vet vad “mjöl” betyder i olika sammanhang – som ingrediens i ett recept eller en produkt i butiken – kan det inte räkna ut att en påse mjöl är tillräcklig.

Att ha tydliga och väl definierade begrepp är viktigt för att system ska kunna “prata samma språk” som användarna. Om begreppen inte är tydliga blir det svårt att få informationen att fungera ihop. Tänk dig att försöka bygga ett pussel där bitarna inte passar – det är vad som händer när vi inte har koll på begreppen. När vi däremot förstår och strukturerar begrepp och informationsområden ordentligt kan vi skapa system som gör vardagen enklare, både för kunder och företag.